Privacy

Introductie
Om te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van mei 2018 verklaart de OCL het volgende.

1  Verzamelde gegevens
1.1  Lidmaatschap
De OCL verzamelt de volgende gegevens van de individuele leden.
Email adres, voornaam lid, voornaam partner, achternaam lid, achternaam partner, gezinslidmaatschap, bedrijfsnaam, inschrijfgeld en contributie over de verschillende lidmaatschapsjaren, sponsorbijdrage over de verschillende sponsorjaren, merk(en) voertuig(en), Type(n), Bouwjaar(en), Kenteken(s), straat, huisnummer, postcode, plaats, telefoonnummers vast, telefoonnummer mobiel, vrijwillige bijdrage.

De opgeslagen gegevens staan op twee servers in Europa.
De gegevens op deze servers zijn versleuteld.

1.2  Geïnteresseerden
Dit zijn personen die zich enkel hebben opgegeven voor de nieuwsbrief.
Hiervan slaan wij op het email adres, voornaam en de achternaam.
De gegevens staan op de zelfde servers als van de leden.

1.3  Sponsors
Van sponsors slaan wij het email adres op, de naam van de contactpersoon en de naw gegevens van het bedrijf. Tevens slaan wij per jaar de betaalde sponsorbijdrage op.

1.4  Deelname evenement
Tijdens opgave voor deelname aan een evenement slaan wij de volgende gegevens op.
Email adres, naam evenement, datum evenement, naam navigator, merk en type voertuig, kenteken, datum inschrijving, en acceptatie voorwaarden.
Deze gegevens staan opgeslagen bij penningmeester in een email systeem en spreadsheet en op een server bij Microsoft.
Er worden geen gegevens bijgehouden van daadwerkelijke deelnemers aan een evenement.

2  Toegang tot gegevens leden en geïnteresseerden

2.1  Verzamelde gegevens
Enkel de penningmeester heeft toegang tot deze gegevens en deze zijn beveiligd door een gebruikersnaam en een wachtwoord.

2.2  Rekeningnummer van betalende leden
Enkel de voorzitter en penningmeester hebben toegang tot de website van de bank.

3  Distributie van gegevens

3.1  Foto’s op website
Leden kunnen OCL verzoeken een foto van hun voertuig op de website te laten plaatsen of te laten verwijderen.
Deze foto wordt geplaatst zonder persoonlijke gegevens van het lid, maar wel met kenteken,  indien dit op de foto staat.

3.2  Smoelenboek
Leden kunnen een smoelenboek aanvragen. Deze wordt enkel verstrekt aan leden die zelf in het smoelenboek voorkomen. Deze gegevens bestaan uit een door het lid gemaakte foto met vermelding van voornaam. Andere gegevens worden niet verstrekt.

3.3  Ledenbestand en geïnteresseerden
3.3.1  Bestuursleden
Een kopie van het bestand wordt op ad hoc basis gedistribueerd onder de bestuursleden.
Het is bestuursleden absoluut verboden deze gegevens te delen met derden.
Oud bestuursleden zijn verplicht deze gegevens te vernietigen.

3.3.2. Leden
Leden kunnen een verzoek indienen voor een kopie van het ledenbestand.
Na controle of het hier een lid betreft sturen wij een lijst met het mobiele telefoonnummer, het merk en type voertuig. Andere gegevens worden niet verstrekt.

3.3.3  Derden
Er worden geen gegevens verstrekt aan derden

3.3.4  Eigen gegevens
Een lid kan via het algemene email adres van OCL zijn of haar gegevens opvragen.

3.3.4  Rekeningnummer betalende leden
Deze gegevens zijn strikt vertrouwelijk en worden met niemand gedeeld.

4  Nieuwsbrief
Een nieuwsbrief wordt verzonden met de voornaam van het lid als aanhef.
Geadresseerden krijgen geen gegevens van andere leden te zien.